Fit for Remote?

Oder auch: Sind Sie bereit für das Audit „aus der Ferne“?

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Was ist ein „Remote Audit“?

Der größte Unterschied eines normalen Vor-Ort Audits zu einem Remote Audit ist, dass der Auditor nicht physisch bei Ihnen vor Ort ist, sondern Sie aus der Ferne auditiert,

entweder
• per Telefon (nur Sprache),
• als Webmeeting (mit Bildschirmübertragung) oder
• als Video-Konferenz (mit Bildschirmübertragung und Live-Bilder der Teilnehmer).

Remote Audits sind nichts Neues. Unter gewissen Umständen drängt sich die Technik des Remote Audits sogar auf, so z.B. die Prüfung eines ausgelagerten Server-Raums in einer entfernten Räumlichkeit.

Bei der Planung von Remote Audits haben wir uns bisher an die Empfehlungen der DAkkS gehalten:
Remote Audits sind nicht als eigenständige Auditart zu verstehen, sondern lediglich als Ergänzung der Audits Vor-Ort und dürfen einen Umfang von 30% des Gesamtaudits nicht überschreiten.

Durch die aktuell geltenden Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie werden wir alle aber umdenken und Remote Audits als eigenständiges Auditverfahren akzeptieren müssen.

 

 

Bitte klicken Sie hier oder auf das Bild, um das Merkblatt zum Remote Audit herunterzuladen.

Worin liegen die Stärken und Nutzen?

• Die Entfernung spielt keine Rolle.
• Die Reisezeit und damit verbundene Reisekosten werden minimiert.
• Ein Remote Audit ist relativ spontan möglich.
• Es besteht die Möglichkeit der Zuschaltung von Personen, die an verschiedenen Standorten sind.
• Die Schwerpunkte des Audits liegen auf Dokumentenprüfung und Interviews.

Worin liegen die Schwächen und Herausforderungen?

• Wegen der digitalen Kommunikation ist das Audit für alle Teilnehmer anstrengender als bei Audits Vor-Ort.
• Die aktuelle Stimmung der Teilnehmer ist nicht greifbar, da man nicht im selben Raum sitzt, auch bestehen unterschiedliche äußere Einflüsse (z.B. Lärm, Licht, Personen).
• Eine spontane Befragung von Mitarbeitern ist nur bedingt möglich.
• Die Schwerpunkte des Audits liegen auf Dokumentenprüfung und Interviews.

Wie ist Ihre Meinung zu internen Remote Audits?

Senden Sie uns bitte eine E-Mail mit Ihrer Antwortnummer an support@scope-and-focus.com mit dem
Betreff: „Meine Meinung zu internen Remote Audits“


1. Ich akzeptiere Remote Audits als eigenständiges Verfahren für die vollständige Durchführung des
internen Audits.

2. Ich akzeptiere Remote Audits nur während der Corona-Krise (oder ähnlichen Einschränkungen) als
eigenständiges Verfahren für die vollständige Durchführung des internen Audits.

3. Ich akzeptiere Remote Audits nur als ergänzendes Verfahren für ein persönliches internes Audit

Werden interne Vor-Ort Audits bald Geschichte sein?

Auf gar keinen Fall.

Das Team von scope & focus ist der Ansicht, dass das Thema Datenschutz viel zu sensibel und auch erklärungsbedürftig ist und die persönlichen Gespräche mit Ihnen möchten wir auf gar keinen Fall missen.

Wir möchten Sie bestens beraten und dafür ist ein vertrauensvoller Umgang unerlässlich, diesen erreicht man am besten durch den persönlichen Kontakt.

Ist Ihre Organisation für ein internes Remote Audit bereit?

Stellen Sie sich folgende Fragen:


• Sind Sie furchtlos gegenüber neuer Techniken?
• Haben Sie genug Vertrauen zum Team von scope & focus, um das Audit in dieser Form durchzuführen?
• Sie haben „Lust“ diese neue Konferenztechnik auszuprobieren?


Wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten können, sind Sie definitiv bereit für ein Remote Audit.

Welche Ausstattung wird für ein internes Remote Audit mindestens benötigt (Organisation und Technik)?

Für die Bildübertragung stellen wir gerne unsere Videokonferenzsoftware zur Verfügung.

Bitte klären Sie mit Ihrer IT-Abteilung folgende Voraussetzungen:

• Verfügen Sie über eine stabile Internetleitung mit genügend Bandbreite?
• Haben Sie entsprechende Rechte auf Ihrem Rechner zur Installation der Konferenz-Software?
• Haben Sie Zugriffsrechte, z.B. bei Bildübertragung, wenn Sie Ihren Monitor teilen möchten?
• Besteht die Möglichkeit der Tonübertragung (Hören und Sprechen) am besten mit einem gut sitzenden
Headset?
• Haben Sie die E-Mail-Adresse aller Teilnehmer, um eine Einladung mit den Zugangsdaten zu versenden?
• Sofern gewollt: Besteht die Möglichkeit der Videoübertragung (Bild) mittels Webcam?